1. Vorbemerkung
Diese Verfahrensordnung für das Hinweisgebersystem dient dazu, eine strukturierte Methode zur Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen und Beschwerden über mögliche Verstöe gegen Gesetze innerhalb unseres Unternehmens bereitzustellen. Sie hat das Ziel, Hinweisgeber zu schützen und sicherzustellen, dass alle Hinweise und Beschwerden angemessen untersucht und bearbeitet werden. Wir sind bestrebt, eine transparente, vertrauliche und faire Umgebung zu schaffen, in der Mitarbeitende, Führungskräfte, Auftragsnehmer/innen und andere Personen in geschäftlicher Beziehung mit uns Bedenken oder Missstände sicher und geschützt melden können.
Es ist unser fester Grundsatz, dass Hinweisgeber, die in gutem Glauben handeln und verantwortungsbewusst Bedenken melden, keinerlei Nachteile oder Maßregelungsmaßnahmen befürchten müssen.
Alle Hinweise und Beschwerden werden vertraulich behandelt und die Identität des Hinweisgebers wird geschützt.
Wir ermutigen alle Mitarbeitende und andere Beteiligte, die Bedenken haben oder Verstöße gegen Gesetze oder Richtlinien beobachten, diese Verfahrensordnung zu nutzen, um Hinweise oder Beschwerden einzureichen. Durch die aktive Beteiligung unserer Mitarbeitenden und die Wahrung der Integrität unserer Unternehmensgruppe können wir gemeinsam eine verantwortungsvolle und erfolgreiche Zukunft gestalten.
2. Anwendungsbereich
Das Hinweisgeberschutzsystem gilt für alle Bereiche unseres Unternehmens und erstreckt sich insbesondere auf folgende Situationen, ohne jedoch darauf beschränkt zu sein:
• Verstöße gegen geltende Gesetze, Vorschriften oder rechtliche Anforderungen auf nationaler und internationaler Ebene nach § 2 HinSchG
• Verstöße gegen Korruptionsgesetze oder unlautere Geschäftspraktiken, bspw. Sachverhalte, in denen Geschäftspartnern, Mitarbeitenden, Führungskräften oder Amtsträger/innen persönliche, wirtschaftliche, oder andere Vorteile im Zusammenhang mit einem Geschäft angeboten werden, entsprechende Vorteile von solchen Personen angenommen oder gefordert werden, oder solche Korruptionshandlungen über Dritte durchgeführt werden
• Unregelmäßigkeiten in der Finanzberichterstattung oder Betrugsverdacht
• Gefährdung der Gesundheit, Sicherheit oder Umwelt
• Verletzung der Datensicherheit, Datenschutzverletzungen, oder Missbrauch von Informationen
• Strafbewehrte Diskriminierung, Belästigung oder sonstiges Fehlverhalten am Arbeitsplatz
• Bußgeldbewehrte Verstöße die den Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder den Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane zum Inhalt haben
Der Verstoß muss nicht zweifelsfrei beweisbar sein. Eine Meldung ist auch möglich, wenn dem Hinweisgeber ein Rechtsverstoß als wahrscheinlich erscheint oder er Risiken und Gefahren diesbezüglich sieht. Das Melden von Vermutungen ist ebenfalls möglich, sofern diese im Hinweis transparent dargestellt werden und auf konkreten Tatsachen und Vorfällen beruhen. Bewusst unwahre Angaben sind zu unterlassen.
3. Verhaltensgrundsätze der Mitarbeitenden, die an der Hinweisgeberbearbeitung mitwirken
Die nachfolgenden Verhaltensgrundsätze dienen dazu, sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden, die an der Hinweisbearbeitung beteiligt sind, ihre Aufgaben auf professionelle und ethische Weise erfüllen:
• Vertraulichkeit wahren: Die Vertraulichkeit der gemeldeten Informationen wird gewahrt und es wird sichergestellt, dass diese nicht unbefugt weitergegeben oder offengelegt werden. Die Identität des Hinweisgebers wird somit geschützt und ggf. nur an diejenigen Stellen weitergegeben werden, die direkt an der Untersuchung oder Bearbeitung des Hinweises beteiligt sind.
• Objektivität und Unvoreingenommenheit: Bei der Untersuchung von Hinweisen wird eine objektive und unvoreingenommene Haltung eingenommen. Die verfügbaren Informationen werden sorgfältig geprüft, um anschließend eine faire Beurteilung der Situation vorzunehmen, unabhängig von persönlichen Beziehungen oder Vorurteilen.
• Durchführung einer gründlichen Untersuchung: Relevante Informationen werden gesammelt, Beweise gesichert und ggf. alle beteiligten Parteien angehört, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können. Hierbei werden etwaige Auswirkungen auf die betroffenen Personen und das Unternehmen berücksichtigt.
• Beachtung rechtlicher und ethischer Standards: Geltende Gesetze und Vorschriften werden eingehalten. Sie stellen sicher, dass die Untersuchung und Bearbeitung der Hinweise im Einklang mit rechtlichen und ethischen Standards stehen.
• Transparenz und Kommunikation: Der Hinweisgeber wird angemessen über den Fortschritt der Untersuchung informiert, soweit dies mit dem Schutz der Vertraulichkeit vereinbar ist.
• Gewährleistung des Schutzes vor Maßregelungsmaßnahmen: Hinweisgeber werden vor jeglichen Vergeltungsmaßnahmen geschützt. Es werden Maßnahmen ergriffen, die sicherstellen, dass der Hinweisgeber keine negativen Konsequenzen oder Benachteiligungen aufgrund der Meldung von Bedenken und Verstößen erfährt.
• Verantwortungsbewusster Umgang mit Informationen: Es wird sichergestellt, dass mit den Informationen verantwortungsbewusst umgegangen wird und sichergestellt, dass diese angemessen geschützt und nur für legitime Zwecke im Zusammenhang mit der Untersuchung und Bearbeitung des Hinweises verwendet werden.
4. Verfahrensablauf
Hinweise und Beschwerden können schriftlich oder elektronisch eingereicht werden. Meldungen können sowohl in deutscher Sprache als auch in einer gängigen Fremdsprache abgegeben werden.
- Schriftlich
Der Hinweis kann in Textform per Post an die zentrale Meldestelle abgegeben werden:
persönlich/vertraulich
WS Datenschutz GmbH
Meldestelle
Dircksenstraße 51
10178 Berlin - Elektronisch über die digitale Meldestelle
Der Hinweis kann in Textform oder per Tonaufzeichnung über die digitale Meldestelle abgegeben werden. Auf Anfrage kann der Hinweis auch per Video-Chat, Telefongespräch oder persönlich in den Räumlichkeiten der WS Datenschutz GmbH abgegeben werden.
Unter folgendem Link können Sie einen persönlichen Termin vereinbaren: https://www.terminland.de/ws-datenschutz/online/